Większość przepisów Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów nazywanej w skrócie „Ustawą o sygnalistach”  weszła w życie w dniu 24 września 2024 r.  Wyjątek stanowią przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, które zaczną obowiązywać w dniu 25 grudnia 2024 r.

Wprowadzenie ustawy związane jest z wdrażaniem unijnych przepisów i obowiązkiem implementacji dyrektywy unijnej 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r.

Przedsiębiorca, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, ma obowiązek opracowania i wdrożenia procedury zapewniającej ochronę sygnalistów.

Kim jest sygnalista? Sygnalista to osoba, która wysyła „sygnał”, a więc zgłasza nieprawidłowości w ramach funkcjonowania jednostki publicznej lub przedsiębiorstwa ujawniając jednocześnie informacje o potencjalnym naruszeniu prawa przez organizację w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być nie tylko pracownik, ale także np. prokurent czy akcjonariusz. Pamiętać należy,  że zgłoszenia dokonać można także przed i po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego będącego podstawą świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Ważne jest to, że ochrona przysługuje jedynie w sytuacji, w której sygnalista opiera się na uzasadnionych podstawach. Warto zaznaczyć, że zgłoszenie może mieć charakter anonimowy, natomiast już od konkretnego pracodawcy zależy czy takie zgłoszenia będą rozpatrywane.

Organizacje, które są zobligowane do wprowadzenia zmian powinny pamiętać o tym, że samo wprowadzenie procedur zgłoszeń wewnętrznych to nie wszystko. Należy podjąć także szereg innych działań zapewniających ochronę sygnalistów, w szczególności w zakresie realnej ochrony przed odwetem tj. pogorszeniem sytuacji prawnej sygnalisty w miejscu pracy. Katalog takich sytuacji jest otwarty, ale zalicza się do nich m.in. dyskryminację, mobbing czy nieprzedłużenie umowy z uwagi na zgłoszenie naruszenia.

Warto zastanowić się także nad adekwatną komunikacją wewnątrz organizacji i organizacją szkoleń. Zbudowanie zaufania do wprowadzanych zmian polega m.in.  na podjęciu działań edukacyjnych dążących do zaznajomienia pracowników z przysługującymi im możliwościami wynikającymi z ustawy i metodą dokonywania zgłoszeń wewnątrz organizacji. Sygnalista powinien mieć poczucie bezpieczeństwa i ochrony jego zgłoszenia.

Może się jednak okazać, że spełnienie wymogów ustawowych to za mało, a osoby, które potencjalnie mogłyby skorzystać z tej drogi zgłoszenia nie będą tego robić. Dlatego tak istotne jest zaprojektowanie odpowiedniego kanału zgłaszania nieprawidłowości dostosowanego do danej organizacji. Ustawa albowiem przewiduje zakres obszarów w jakich są możliwe zgłoszenia naruszeń, jednakże każda organizacja powinna dostosować katalog tychże obszarów do wewnętrznych regulacji.

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1)     korupcji;

2)     zamówień publicznych;

3)     usług, produktów i rynków finansowych;

4)     przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5)     bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6)     bezpieczeństwa transportu;

7)     ochrony środowiska;

8)     ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9)     bezpieczeństwa żywności i pasz;

10)   zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11)   zdrowia publicznego;

12)   ochrony konsumentów;

13)   ochrony prywatności i danych osobowych;

14)   bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15)   interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16)   rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17)   konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

Ustawa wskazuje jednak, że podmiot prawny może dodatkowo w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.